Hoe gaat Free-Time om met een vraag naar extra ondersteuning?

Wanneer je aangeeft dat jouw kind extra ondersteuning nodig heeft, doorloopt Free-Time een duidelijk en warm traject. Zo kunnen we samen inschatten wat haalbaar, veilig en fijn is voor jouw kind, de groep en onze vrijwilligers.

We vertrekken altijd vanuit ons kernprincipe:

We kunnen extra ondersteuning bieden zolang het spelplezier van de groep, de fysieke en emotionele veiligheid van iedereen (inclusief het kind zelf) en de competenties en draagkracht van onze vrijwilligers en het team niet overschreden worden.

Flowchart extra ondersteuningsaanvraag

1. Aanvraag

Tijdens de inschrijving duid je aan dat jouw kind extra ondersteuning nodig heeft.

2. De OC ontvangt de informatie

Onze ondersteuningscoördinator (OC) krijgt jouw aanvraag binnen en start het traject op. De OC is de brugfiguur tussen ouders/voogden/begeleiders, moni’s, kampverantwoordelijken en coördinatoren.

3. Persoonlijk gesprek

De OC neemt contact op voor een kennismakingsgesprek met ouders/voogden/begeleiders (en indien wenselijk: met de deelnemer). Samen bespreken we:

Noden en sterktes
Triggers en helpende tips
Verwachtingen
Wat jouw kind nodig heeft om zich goed te voelen

Op basis hiervan wordt een eerste versie van de speelfiche opgesteld.

4. Interne afstemming

De OC overlegt met de coördinatoren (en indien gekend: moni’s en kampverantwoordelijken). We bekijken:

Wat haalbaar is op de gekozen locatie
Welke aanpassingen mogelijk zijn
Wat veilig is voor jouw kind, de groep en de moni’s
Of dit binnen de draagkracht van onze vrijwilligers valt

5. Terugkoppeling

Je krijgt een warme, eerlijke en duidelijke terugkoppeling. We leggen uit:

Wat we kunnen bieden
Welke aanpassingen we voorzien
Wat niet haalbaar is
Wat we van ouders/voogden/begeleiders verwachten
Of er alternatieven zijn wanneer deelname (nog) niet lukt

6. Eventuele doorverwijzing

Wanneer we merken dat de noden van jouw kind onze draagkracht overstijgen, exploreren we mee na over een alternatief dat beter aansluit.

7. Inschrijving bevestigen

Wanneer alles haalbaar blijkt, wordt de inschrijving definitief bevestigd. Je weet dan precies wat je van ons mag verwachten en wat wij van jou nodig hebben.

8. Voorbereiden

De OC zorgt dat alle informatie klaarstaat voor het team. Eventuele hulpmiddelen, afspraken of aanpassingen worden voorbereid.

9. Team-overdracht

De kampverantwoordelijke en moni’s ontvangen de speelfiche en worden goed voorbereid op de noden van jouw kind. Zo start iedereen met dezelfde informatie en duidelijkheid.

10. Nazorg

Na het kamp vullen de kampverantwoordelijke en moni’s een logboek in. Zo leren we bij en kunnen we jouw kind de volgende keer nog beter ondersteunen.