Privacy policy Free-Time vzw

Free-Time vzw hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en privacy. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe deze verwerkt worden.

Free-Time vzw volgt daarbij de wetgeving van de Algemene Verordening gevensbescherming.

Hoe doen we dat concreet?

Waarom verwerken wij je persoonsgegevens?

• opdat jij of jouw kind kan deelnemen aan de activiteiten van Free-Time vzw (=uitvoering overeenkomst)
• om jou nieuwsbrieven en uitnodigingen te versturen (= toestemming betrokkene),
• voor analyses met betrekking tot subsidiëring door de overheid (=wettelijke verplichting).

Welke persoonsgegevens bewaren we?

Voor bovenstaande doelstellingen vragen wij je om de volgende persoonlijke identiteitsgegevens te bewaren en te verwerken:

1. Ouders en opvoeders zijn meestal profielhouders en dus ook klant aan wie de factuur, fiscaal attest en medisch attest voor de tegemoetkoming via de mutualiteit voor activiteiten moet opgemaakt kunnen worden. Aan hen vragen wij volgende gegevens: voornaam, familienaam, geboortedatum, geboorteplaats, adres, postcode, gemeente, provincie, land, gsm, telefoonnummer, e-mail, IBANnr, naam partner, email partner, gsm partner, ons leren kennen via, kom-pas vervaldatum, laatste reservatie, aantal reservaties, aantal kinderen, post ontvangen, ingeschreven op, laatste login, aantal logins, in boekhouding, datum in boekhouding en status.
2. We verwerken alleen persoonsgegevens van minderjarigen indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke voogd. Ons inschrijvingsmodule is bovendien zo opgebouwd dat elke ouder zelf de gegevens van zijn/haar kinderen in ons systeem steekt en beheert. Voornaamste redenen hiervoor zijn; kinderen effectief te kunnen linken aan een kampinschrijving en om de noodzakelijke info voor de medische fiches te verkrijgen.(= vitaal belang): Naam, voornaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, provincie, e-mail en gsm (= geen verplicht veld en dus enkel indien wenselijk of beschikbaar), email ouder, klantnummer ouder, ziektes, laatste inenting tetanus, medicatie vereist tijdens het kamp, allergie, bloedgroep, nuttige informatie, noodnummer (= bereikbaar tijdens de kamptijden)
3. Van onze begeleiders (= monitoren) die 16 jaar of ouder zijn verzamelen we volgende gegevens: voornaam, naam, email, gsm, vaste telefoon, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, rijksregisternummer, IBANnr, werksituatie, rijbewijs, studieniveau, adres, woonplaats, land, studies/diploma’s/relevante ervaringen…, talenten, hoe ze Free-time hebben leren kennen, of ze de nieuwsbrief wensen te ontvangen, werkgeschiedenis, samnr, competenties (= feedback van kampverantwoordelijken per kamp die ze gegeven hebben), laatste login, aantal logins, datum inschrijving, status (actief/passief)
4. Mensen zonder klantprofiel, maar zich apart willen inschrijven om de nieuwsbrief te ontvangen, vragen wij enkel de voornaam, familienaam en het e-mailadres.
5. Afhankelijk van het soort kamp (cursus, met overnachting of een event) kan bijkomend de eetvoorkeur (vegetarisch ja/nee), lengte, gewicht en schoenmaat gevraagd worden.
6. Van onze relaties houden wij enkel contact en adresgegevens bij. Dit relatiebestand bestaat uit onze partners, scholen, ex-personeel, stagiairs, sympathisanten.
7. Foto- en beeldmateriaal die wij van deelnemers en begeleiders op onze activiteiten maken, worden apart bewaard op onze fotoserver. Een selectie van foto’s wordt online geplaatst op onze website met als doel ouders en kinderen deze ter beschikking te kunnen stellen. Bij inschrijving voor één van onze activiteiten zal vanaf vandaag gevraagd worden ons de toestemming te geven foto- en filmmateriaal van uw kinderen te mogen verzamelen.

Wat doen we met deze gegevens?

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

De gegevens die je ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dat noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

• Het toekennen van kansentarief via de Gentse Uitpas in de Uitdatabank. In onze communicatie met hen worden enkel naam, voornaam, klantennummer, kampdata en betaalde kampprijs gecommuniceerd.
• Het organiseren van specifieke activiteiten met organisaties waarmee wij een overeenkomst hebben. Bv. voor workshops, kampverblijven, cursussen. Deze gegevens worden door hen enkel gebruikt voor hun interne werking en ter verantwoording naar de Vlaamse overheid toe in het kader van hun beheersovereenkomst en/of in het kader van de brandveiligheid. Hier worden enkel naam, voornaam, geboortedatum en postcode doorgegeven.
• Free-time geeft enkel persoonsgegevens vrij bij de verantwoording van de indicatoren opgenomen in onze beheersovereenkomst met de Vlaamse overheid, afdeling Jeugd. Hier worden naam, voornaam, geslacht, geboortedatum en postcode doorgegeven.

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen met wie we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Bovendien zullen wij persoonsgegevens slechts delen met andere derden indien je ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Foto’s en ander beeldmateriaal worden uitsluitend gebruikt om ons toekomstig of lopend aanbod te promoten online (website/facebookpagina) en offline via flyers, advertenties en brochures.

Hoelang bewaren we deze persoonlijke gegevens?

Als algemene regel hanteren we dat de gegevens zolang in onze database bewaard worden als de database aankan. We plannen pas een grote opkuis als onze database zou lijden onder de hoeveelheid data.

Alle gegevens noodzakelijk voor de facturatie in onze boekhouding moeten wij wettelijk gezien minstens 7 jaar bijhouden.

Medische gegevens worden beheert door de klant zelf in zijn profiel en zijn altijd aanpasbaar. Deze gegevens zijn enkel relevant voor de duur van het kamp, maar blijven wel in het kindprofiel staan. Zo hoef je niet elke vakantie deze gegevens aan te passen.

Worden mijn gegevens op een veilige manier bewaard?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hanteren we een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.

Onze medewerkers zijn bovendien geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Gegevens betreffende de medische fiches van deelnemers op onze kampen/cursussen zijn noodzakelijk op alle kamplocatie’s voor mocht zich een ongeval voordoen en één van onze begeleiders naar de dokter of spoed moeten. Deze gegevens zijn enkel beschikbaar voor de educatief medewerkers van Free-time en de kampverantwoordelijke ter plaatse op kamp. De belangrijkste weetjes en nuttige info over het kind, zoals allergie en medicatie worden door de kampverantwoordelijke samengevat per kamp en aan de kampbegeleiders gegeven bij de start van het kamp. Enkel als naar de dokter moet worden gegaan, dan geeft de verantwoordelijke de nodige info vrij aan de begeleider van het kind die naar de dokter gaat.

Wat kan ik zelf doen met betrekking tot mijn gegevens?

1. Je kan op elk moment wijzigingen in je persoonsgegevens uitvoeren via uw persoonlijk profiel op onze website.
2. Je kan te allen tijde je persoonlijke gegevens inkijken en eventueel verbeteren. Je hebt bovendien het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou rechtstreeks aan een andere partij.
3. Je kan bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel daarvan) door ons of door één van onze verwerkers.
4. Je hebt steeds het recht de toestemming met betrekking tot het verzamelen en verwerken van je gegevens in te trekken en ‘geanonimiseerd’ te worden.

Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om je adequaat te identificeren, door bijvoorbeeld een kopie van je identiteitskaart mee te sturen of te laten antwoorden op enkele vragen met betrekking tot je persoonsgegevens.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je daarover meteen contact met ons op te nemen.

Bovendien heb je altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacycommissie (vanaf 25.05.2018 ‘Gegevensbeschermingsautoriteit' genaamd). Dat is de toezichthoudende autoriteit op het vlak van privacybescherming.

In de tweede plaats, indien je schade zou lijden, kan je daarnaast ook een vordering tot schadevergoeding instellen bij de bevoegde burgerlijke rechtbank. Voor meer informatie met betrekking tot klachten en mogelijkheden tot verhaal kan je het volgende adres van de Gegevensbeschermingsautoriteit raadplegen:https://www.privacycommission.be/nl/klacht-enberoep

Nog vragen of opmerkingen?

Free-Time vzw
Nieuwevaart 118, B101
9000 Gent

Tel: 09 224 02 83
info@freetime.be

Rekeningnummer: BE77 8900 1448 3242
Ondernemingsnummer: 0442 350 385